多くの企業で働き方改革が進むなか、業務効率化のために有効なツールとして注目されているのがRPAです。RPAという言葉を初めて耳にする人もいれば、どこかで一度は聞いたことがある人もいるかもしれません。
しかし、RPAの本質をしっかりと理解し業務に活用できているのはほんの一握りで、せっかく導入したにもかかわらずRPAの力を活かすことができずに断念してしまうケースも少なくありません。
そこで今回は、RPAとは何をするためのツールなのか、導入することによって得られるメリットや活用事例なども具体的に紹介していきます。
働き方改革の本質である業務効率化が進んでおらず困っている方や、働き方改革で何から手をつければ良いのか分からないという方もぜひ最後までお読みいただき参考にしてみてください。
目次
RPAとは何か？
RPAとは「Robotic Process Automation」という言葉の略称で、その名の通りロボットを活用した業務の自動化という意味に直訳されます。
しかし、ここで言う「ロボット」とは、いわゆる工場などの生産現場で活躍しているような物理的動作を担うロボットではなく、ソフトウェア上で動くロボットを指します。すなわち、パソコン上で異なるアプリケーションであっても、横断的に動作できるロボットのようなシステムということです。
さらに分かりやすく言えば、ExcelとWord、WEBブラウザをそれぞれ立ち上げ、一定のルールのもとでデータを検索したり入力したり、定型的な作業を可能にするシステムです。
通常、ExcelであればExcelというアプリケーション内でのみ動作するのが一般的ですが、RPAはそのようなアプリケーションの枠を飛び越えての作業が可能です。
RPAと混同されやすいAI
業務効率化に役立つRPAですが、よく混同されやすいのがAIです。人工知能であるAIは、活用次第でRPAのようなシステムを構築することにも役立ちますが、あくまでもRPAとAIは別物と考える必要があります。
AIはビッグデータとよばれる膨大なデータ群のなかから、さまざまな傾向を分析したり判断したりする役割を担います。また、コンピュータにゲームをプレイさせて学習を繰り返し、最短ルートでクリアする方法やルートを割り出すといったことにも対応可能。
一方でRPAは人間が作業の仕方を定義し、それに合わせてロボットが動作するように指示を出すことが前提となります。そのため、RPAはAIのように自ら学習して仕事を効率化するというよりも、ひたすら指示通りに動くルーチンワークのような作業に適しています。
RPAを導入するメリット
RPAは定形のルーチンワークのような作業に適していますが、従来のプログラミングによるシステム構成と異なるのは、プログラミングの知識がなくても導入が可能という点が挙げられます。
基本的にRPAの導入には高度なプログラミング技術は不要で、実務部門が主導で導入することも可能です。
たとえば業務効率化のために独自のシステムを導入しようとすると、要件定義から開発にいたるまで、さまざまな部署を巻き込んでシステム開発を行う必要がありました。一見簡単そうに見えるシステムも、完成まで数ヶ月という単位で長い期間を要するケースは珍しくありません。
RPAを導入するということは、自部門だけではなく他のさまざまな部門を巻き込む必要がなくなるという意味でも大幅な業務効率化に貢献できるのが最大のメリットです。
RPAに注目が集まる理由
RPAはここ数年の間で多くの企業から注目される存在となりました。
しかし、なぜそもそもRPAは注目されるようになったのでしょうか。その裏には、国が進める働き方改革があります。働き方改革といえば残業の抑制など表面的なことに目が向きがちですが、その本質は生産性の向上にあります。
少子高齢化が進む日本では、今後近い将来、労働人口が減少していくことは確実です。また、モノを作れば売れた時代はすでに終わり、人々の価値観も多様化しています。
そのようななかで、単純労働ばかりに時間を取られていては企業は生き残っていくことができず、ひいては日本全体の競争力低下も招きかねません。すでに日本は海外諸国に比べて生産性が低く、賃金の伸び率も鈍化している状況が続いています。
「失われた20年」という言葉がありますが、今の状態が続いていくと「失われた30年、40年」となっていく可能性は極めて高いです。
そこで、これからの時代は誰でもできるような単純労働は可能な限りRPAに代替して自動化し、人間は新しい価値を生むようなクリエイティブな仕事に取り組んでいくことが求められます。
これまで工場などの生産現場では自動化によって肉体労働者がロボットに代替されてきました。RPAはオフィスで事務作業などを行っている、いわゆるホワイトカラーの単純作業を自動化していくことになります。
これまで事務作業を担ってきた労働者は、今後人間でなければできないクリエイティブな仕事にシフトチェンジしていくことが求められるでしょう。
RPAの活用事例
RPAはさまざまな業界で導入が進んでいます。なかでも特に象徴的な活用事例として、金融業界と自治体における事例をいくつか紹介していきましょう。
金融業界の事例
メガバンクのひとつであるみずほ銀行では、口座振替依頼書の処理にRPAを活用。口座番号や支店番号などの情報が記載された口座振替依頼書から必要な情報を読み取り、RPAが入力を自動化。これまでは熟練のスタッフによって処理が行われてきましたが、RPAの導入によって圧倒的速さで処理が可能になりました。これによって従来の8割にあたる作業がRPAによって自動化されています。
ちなみに、口座振替依頼書のように紙に記載されたデータはRPA単体では読み取ることができないため、AIを活用したOCRを導入することによって紙に記載された内容を電子データ化することに成功しています。
自治体の事例
東京都葛飾区では源泉徴収票の管理にRPAを活用しています。RPAの導入にあたっては適用業務の選定や検証段階に至るまで、地方自治体での業務経験者を配置。これによって現場の業務をリアルに把握したうえで最適なシステム構築が可能になりました。
葛飾区ではRPAの導入によって年間444日分の作業工数削減に成功しており、事務手続き上のミスも減り作業品質が向上する効果も得られたとしています。
RPAを導入するにあたって重要なこと
RPAは高度なプログラミング技術がなくても比較的容易に導入できるメリットがありますが、「どこからどこまでの業務をRPAに任せられるのか」という判断は必要になります。そのためには、現場で働く担当者の意見はもちろん、正確な要件定義ができるスキルをもった人材も必要になるでしょう。
通常のシステム開発に必要な大掛かりな体制は必要でないにしろ、だからといって全てを現場任せにしてしまうとRPAの導入は失敗に終わってしまうケースが多いです。少なくとも初めてRPAを導入する際には、現場を担う部署と情報システム部門などが協力し、互いのノウハウを活かしながら導入を目指す必要があります。
RPAの今後
RPAはまだまだ普及が始まったばかりのため、今後さまざまな企業での導入が進んでいくと期待されます。
活用事例のなかでもあったように、AIやOCRなど複合的なテクノロジーを活用することによってRPAが活躍できる範囲はどんどん広まっていくことでしょう。同時に、現在わたしたちが従事している仕事の内容も変化していくと予想されます。
RPAではできないような、人間だからこそできるクリエイティブな仕事に従事するためにも、私たちはさまざまなスキルや能力を身につけなければならない時代にあるといっても過言ではありません。